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EMC Documentum eRoom

EMC Documentum eRoom は、共通の目的の遂行に必要な情報の伝達および調整といったコラボレーションをウェブベースで実現する製品です。メンバーが地理的に離れている場合や、所 属する会社が異なる場合でも、情報の効率的な伝達・共有および関係者間の調整手段として、eRoomは非常に有効です。例えば、新製品の設計、サプライ・ チェーンの調整、外部のパートナーや顧客との連携など様々な場面で、eRoomにより、コラボレーションを促進することができます。

企業内外で効率的かつ安全なコラボレーションが可能

eRoom は、簡単に使用できる直感的なインターフェースから、書類やコンテンツの共有、プロジェクト状況の把握、タスクの割り当て、成果物の管理を行うことができ ます。eRoomをコラボレーションアクティビティの中心として機能させることにより、社内外関わらず、安全にアクセスできるデジタル・ワークプレースを 実現します。また、今まで、メールに頼っていた社外のパートナーとのコラボレーションも、eRoom を利用することにより効率化できます。

eRoom では、ファイルやフォルダ単位でアクセス権の設定ができますが、それに加え、Information Rights Management (IRM) 機能を追加すると、Office または PDF ファイルにより高度なセキュリティをかけることができます。

インターネット対応 ― 考えられる様々な利用方法

チームを召集して迅速にプロジェクトを立ち上げる。社員一覧からメンバーを選定しeRoomワークス ペースに招待して、プロジェクトを開始します。eRoomにより、ワークスペースへの招待状メールとルームへのリンクがメンバー宛てに送信されます。 eRoomは、Microsoft Office、Outlook およびその他のデスクトップ・アプリケーションとネイティブに統合されているため、ユーザーは、導入直後から eRoom を活用して、ビジネス・ファイルをワークスペースに直接保存し、他のメンバーに公開できます。

同時に複数のプロジェクトを簡単に管理および調整する。eRoom のダッシュボード機能を使用すると、プロジェクト・マネージャやプログラム・マネージャは、イベント、タスク、およびステータスなど、複数のeRoom ワークスペースのさまざまな重要な情報を、迅速にまとめて確認できます。また、ポータル環境を使用して、eRoomプロジェクトの主要な要素を、その他の アプリケーション・データとともに表示できます。

チームのプロジェクト・プランを作成する。タ スクやマイルストーンを作成し、オーナーと期限を割り当て、速やかに実行開始します。ガント・チャート・ビューでタスクの関連性と相互依存性を表示して、 チーム・メンバーが各自の進行状況を更新したり、タスク・グループやプロジェクト全体のステータスを報告できるようにします。

課題について迅速に検討し意思決定する。リ アルタイムのミーティングを開催します。eRoom は、問題の解決、プランニング、およびファイルやドキュメントのグループ編集に最適です。複雑な問題に対処するために、スレッド形式のディスカッションを 作成します。動的なボーリングを使用して、検討中の課題に対する意見をまとめていきます。

チームの規模やプロジェクトの複雑性を問わず、全メンバーが同じ情報を共有する。通知やアラートを即座に、または、日単位で送信して、全メンバーに最新の情報を提供します。チーム・メンバーは、主要なプロジェクト情報にオンラインでリモート・アクセスし、オフラインで作業を実行できます。

重要なドキュメントを安全かつ効率的に共有して最終成果物を完成させる。全文検索機能を活用してドキュメントやデータを探し、バージョン管理機能を使用して、繰り返されるバージョン変更を消失することなく、各ドキュメントの変更履歴を保持できます。複数ステップの承認プロセスを迅速に構成し、重要なドキュメントや成果物に対して承認を得ます。

重要なプロジェクト情報を収集する。組織横断的な機能を活用して、関連する大きなプロジェクト間の全体を、可視化して把握することができます。

プロジェクトを迅速に完了してワーク・プロセスを改善する。標 準の eRoom テンプレートから新しいワークプレースを開始します。または、計画、手順、ディスカッション、実績のあるソリューションが保存されているリポジトリを活用 し、ユーザー独自の eRoom ワークプレースをテンプレートとして今後のプロジェクトに使用します。どちらの方法でも、最低限の設定で開始でき、使い始めの敷居が低く、ユーザーがプロ ジェクトにおける各自のプロセスを短期間で改善することができます。これらの作業はすべて、IT 部門の支援を受けずに実行可能です。

ファイルを安全に共有して共同作業を実行する。eRoom は強力で使いやすいだけでなく、堅牢なセキュリティを提供します。ファイル、フォルダ、ディスカッション、プロジェクト・プランなど、eRoom のすべてのアイテムには、ダウンロード後にもその保存場所を問わず、アクセス制御 (ファイルを開く、編集、表示など) がそれぞれ設定されます。たとえば、新製品開発のディスカッション・スレッドを、チーム内の直接の関係者以外には非表示にできます。

Information Rights Management (IRM) 機能により一貫性のあるコンテンツ制御を実現

eRoomでは、プロジェクト・チームは、情報が集約された場所を利用して、共同作業に関連する重要な情報を安全に管理できます。安全性が求められるな か、eRoom内のファイルは集中管理された場所の外で、もしくはチーム外のユーザーと共有できる必要もあります。eRoom で管理されているファイルは、デスクトップやノートパソコンのローカル・ハード・ディスクにダウンロードされ、メール、インスタント・メッセージ、および CD や USB ドライブのような方法で配布される可能性があります。機密性の高いコンテンツの保護のために、eRoom の IRM 機能を使用すると、ファイアウォールの内外や保存場所を問わず、コンテンツを永続的に保護することが可能です。ユーザーは配布中や配布後において、コンテ ンツ (MS Office、PDF ファイル)を制御できます。例えば、アクセスできるユーザーを制限したり、許可されていない受信者に転送されたとしても、内容を閲覧されないようにするこ とができます。また、印刷の禁止、コピー / 貼り付けの無効化、スクリーン・キャプチャの禁止、印刷許可時のページへの透かし文字の挿入、有効期限などを設定することができます。

世界で4,000社以上の実績

今日までに 4,000 社以上の企業が eRoom を導入して、次のような様々なミッション・クリティカルなアプリケーションに活用しています。

  • 新製品の開発と提供
  • 薬品の発見や開発
  • クライアントの運用、提案書の作成、プログラム管理
  • サプライヤーおよびチャネルの管理
  • グローバルなセールスおよびマーケティング・キャンペーン
  • 合併/買収管理

eRoom の機能一覧

機能 説明
フォルダ 作業をまとめるための多目的なコンテナ
ディスカッション チームが一定期間、議論をしてアイデアを交換することができます。履歴形式で保管されるので、後で参照したり、新しいチーム メンバがそれまでの経緯を知ることができます。
メモ 別のアプリケーションの使用を要求することなく、情報を作成、編集、および共有するための簡単な eRoom ページ
投票 チームを自由なディスカッションから意思決定に近づけることができるため、結論を導き出す際に役立ちます。
カレンダー 個人やチームの予定を管理することができます。
プロジェクトプラン クライアントアプリケーションを使用することなく、プロジェクトの詳細なタスクを含む、構造化されたプロジェクト スケジュールを作成することができます。また、それぞれのタスクに対してファイルを添付することも可能です。
データベース 同類の情報の集合を構造化したもの
受信ボックス 電子メールを受信して保存できる特殊なフォルダ すべての電子メールのコピーを 1 つの受信ボックスに送信することにより、プロジェクトに関する通信記録のアーカイブを作成する目的で受信ボックスを使用することも可能
リンク Room 内の別のロケーション、または eRoom 外の別のロケーションにある情報へのリンクを作成することができます。
ダッシュボード 同じファシリティ内の Room ソース(デーベース、プロジェクトプラン、カレンダー)のデータをワンストップで確認することができます。
リンクフォルダ Content Server のロケーションにリンクされ、Content Server 内のコンテンツを同期することができます。

eRoom の柔軟でユーザー・フレンドリーなインターフェース

 


 

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